Tin tức

Lắp đặt tổng đài điện thoại và những điều cần biết

CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT DỊCH VỤ TÂN TIẾN chuyên thi công, lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ cho các công ty, văn phòng, tổ chức, trường học, nhà máy, nhà xưởng… giá rẻ nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, uy tín và chuyên nghiệp. Đối với tất cả các hệ thống tổng đài điện thoại chúng tôi đã và đang thi công chúng tôi luôn luôn có trách nhiệm bảo hành sau khi lắp đặt.

Để giúp khách hàng có thể hình dung được ra cách thức hoạt động cũng như chức năng của hệ thống tổng đài nội bộ. Chúng tôi xin đưa ra một khái quát cơ bản như sau:

Tổng đài điện thoại là gì?

Tổng đài điện thoại là một hệ thống chuyển mạch giúp cho các máy nhánh trong công ty gọi được cho nhau thông các các số máy lẻ được lập trình cho mỗi máy nhánh và mỗi máy nhánh đó được gọi ra ngoài trên một hoặc nhiều đường thuê bao (nhiều số thuê bao) của các nhà cung cấp như VNPT, Viettel, FPT …

Xem thêm bài viết về tổng thầu điện nhẹ của chúng tôi

Lợi ích khi lắp đặt tổng đài điện thoại

– Liên lạc nội bộ sẽ không mất cước phí bưu điện.

– Bảo mật các cuộc gọi nội bộ.

– Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện.

Tổng đài có khả năng hỗ trợ các biện pháp tiết kiệm cho công ty, tổ chức của bạn như:

+ Có khả năng chặn các cuộc gọi không mong muốn: huyện, di động liên tỉnh, quốc tế.

+ Quản lý chi phí: Dùng Account code (mã số người dùng) để quản lý chi tiết cuộc gọi của từng các nhân thông qua đó tính toán mức độ chi phí, có thể cài đặt phần mềm tính cước hoặc máy in để quản lý phí thoại của công ty bạn.

+ Có thể tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở của công ty với nhau để giao dịch không mất phí.

+ Chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn làm việc.

+ Sử dụng 1 số liên lạc để giao dịch với khách hàng.

+ Có tích hợp lời chào khi khách hàng của công ty gọi đến. Quý vị có thể cho đổ chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào trong công ty của bạn.

Xem thêm bài viết về dịch vụ thi công lắp đặt hệ thống điện nhẹ của chúng tôi.

Lưu ý khi lắp đặt tổng đài điện thoại

Lựa chọn tổng đài

Như đã đề cập ở mục trước, tổng đài đang có 2 dạng phổ biến đó là tổng đài Analog (tổng đài truyền thống) và tổng đài ảo (tổng đài VoIP).

Nếu bạn đã có hệ thống điện thoại Analog, hãy cân nhắc xây dựng hệ thống tổng đài ảo mới để có những tính năng có thể đáp ứng nhu cầu đa dạng và thay đổi liên tục của Doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nếu bạn đã đầu tư rất nhiều trang thiết bị và muốn tận dụng lại hệ thống cũ thì hãy sử dụng những VoIP Gateway nhằm chuyển đổi tín hiệu Analog sang VoIP

Những lưu ý khi lắp đặt tổng đài điện thoại

Xem thêm bài viết về lắp đặt điện thoại tổng đài bàn của chúng tôi

Lưu ý khi lắp tổng đài điện thoại

Mỗi Doanh nghiệp sẽ có những nhu cầu về hệ thống tổng đài nội bộ khác nhau. Có những Doanh nghiệp chỉ cần nghe gọi cơ bản nhưng cũng có nhiều Doanh nghiệp cần các nhu cầu cao hơn như tổng đài tích hợp CRM, tích hợp nhiều kênh tương tác, đồng bộ dữ liệu…

Bên cạnh đó, bạn cũng cần xác định trước số lượng người dùng để có thể xây dựng hoặc thuê hệ thống phù hợp.

Chính vì vậy bạn cần nhìn nhận tình hình hiện tại để lên kế hoạch xây dựng hệ thống tổng đài nội bộ cho văn phòng của mình.

Sau khi đã xác định được nhu cầu, thông thường chúng ta đều bắt gặp phải một vấn đề đó là: Doanh nghiệp nên tự xây dựng hay thuê dịch vụ từ bên thứ 3?

Lựa chọn đầu số phù hợp

Sau khi đã xác định được nhu cầu của Doanh nghiệp. yếu tố thứ 2 bạn cần xem xét đó là nên sử dụng đầu số nào cho tổng đài nội bộ văn phòng của mình. Có 4 dạng đầu số chính hiện nay có thể sử dụng đó là:

Đầu số 1900
Đầu số 1800
Đầu số cố định
Đầu số Mobi SIP

Lựa chọn thiết bị đầu cuối

Thiết bị đầu cuối giúp tiếp nhận cuộc gọi hoặc thực hiện các cuộc gọi đi từ Tổng đài. Lựa chọn thiết bị phù hợp sẽ giúp năng suất cũng như chất lượng cuộc gọi của các Điện thoại viên (Agents) được nâng cao.

Nếu bạn thường xuyên di chuyển thì lựa chọn Softphone là điều cần thiết. Tuy nhiên nếu bạn và nhân viên chỉ nghe và gọi điện thoại với khách hàng ở tại văn phòng thì bạn nên chọn lựa IP Phone hoặc Tai nghe tổng đài cho mình.

Trang bị đường truyền internet ổn định

Đường truyền Internet là điều kiện bắt buộc phải có để cho tổng đài nội bộ văn phòng của bạn được hoạt động.

Mặc dù cuộc gọi VoIP chiếm khá ít băng thông, nhưng bạn cũng nên trang bị đường truyền riêng để tránh quá nhiều thiết bị ngoại vi truy cập sử dụng internet dẫn tới cuộc gọi không được ổn định

Bên cạnh đó, bạn cũng nên trang bị từ 1 – 2 đường truyền mạng dự phòng (backup) để đề phòng trường hợp đường truyền chính gặp sự cố.

Trên đây là các bước quan trọng cho mỗi doanh nghiệp trước khi lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ. Liên hệ với Tân Tiến để được tư vấn về tổng đài điện thoại chuyên nghiệp nhất